Perjalanan bisnis bergeser seiring dengan ekonomi

Rapat, konferensi, dan konvensi dalam beberapa bulan mendatang mungkin menjadi lebih kecil dan tidak terlalu mewah karena maskapai memangkas penerbangan domestik, biaya perjalanan naik, dan ekonomi terseret.

Di Pro Football Hall of Fame di Canton, Ohio, misalnya, perusahaan mulai mengurangi anggaran untuk segala hal mulai dari rapat manajemen hingga rapat umum untuk tim penjualan. Lebih sedikit tamu yang diharapkan daripada musim gugur yang lalu, dan lebih banyak perusahaan mengganti makan malam steak dengan makanan pembuka ayam dan membatasi bar terbuka untuk menghemat uang, kata Gail McLaughlin, yang mengoordinasikan acara pribadi.

Jaringan hotel Hyatt juga mulai melihat sedikit penurunan kehadiran, meskipun paruh pertama tahun 2008 "sangat kuat" untuk fungsi grup bisnis, kata Ty Helms, wakil presiden senior Hyatt Hotels, pendapatan. Perusahaan juga mulai mengurangi biaya makanan dan minuman, katanya.

“Perencana [rapat dan acara] yang bijaksana akan memproyeksikan beberapa angka yang lebih rendah,” kata Bonnie Carlson, presiden dari Promotion Marketing Association, organisasi untuk profesional pemasaran di perusahaan Fortune 500 dan di tempat lain.

Musim gugur dan musim semi cenderung menjadi waktu paling populer untuk konvensi, konferensi, dan pertemuan industri lainnya.

“Ini merupakan pasar yang sangat kuat selama beberapa tahun terakhir,” kata Bruce MacMillan, CEO Meeting Professionals International, kelompok perdagangan utama untuk perencana pertemuan. Tetapi jika ekonomi melemah pada paruh kedua tahun ini, "Orang-orang akan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan tentang perjalanan bisnis dan pertemuan serta acara," katanya.

Para perencana anggota MPI mewakili sekitar 770,000 pertemuan per tahun. Rapat adalah industri senilai $122 miliar di Amerika Serikat, menurut Dewan Industri Konvensi.

Selain ekonomi, masalah industri penerbangan memperumit prospek perencana pertemuan dan hotel, restoran, pusat konvensi, pemasok bunga dan lain-lain yang mengandalkan pertemuan ini.

Hingga musim gugur ini, relatif mudah bagi orang — terutama mereka yang tinggal di kota besar — ​​untuk terbang ke kota lain dengan murah dan cepat, kata MacMillan. Tetapi pengurangan jadwal yang mulai berlaku bulan ini akan membuat beberapa penerbangan tersebut lebih sulit untuk dijadwalkan, mungkin lebih memakan waktu dan lebih mahal.

“Saya pikir wild card yang harus diperhatikan adalah pengurangan kapasitas maskapai,” kata MacMillan. “Salah satu alasan orang tidak menghadiri rapat atau acara adalah jumlah waktu jauh dari rumah atau waktu di luar kantor.”

Kebanyakan pebisnis tidak akan melewatkan pertemuan industri karena mereka mewakili kesempatan tidak hanya untuk melihat teman lama tetapi juga untuk membangun jaringan dan membuat kesepakatan bisnis. Namun, wisatawan mengubah rutinitas mereka tahun ini dengan:

Tinggal di rumah. Mitch Fong dari San Francisco membatalkan rencana untuk menghadiri konferensi tahunan Center for Due Diligence untuk penasihat rencana pensiun bulan depan di Phoenix karena alasan ekonomi. Orang lain dari perusahaannya sudah hadir. Perusahaannya telah mendorong karyawan untuk mengevaluasi prioritas pengeluaran.

“Terakhir kali saya membatalkan perjalanan seperti itu tepat setelah 9/11,” kata Fong.

Pergi tetapi harus menghabiskan lebih banyak waktu. Phil Dubs dari Fort Lauderdale masih berencana untuk menghadiri setidaknya satu pameran dagang di New York dan simposium di Los Angeles bulan depan - tetapi dengan harga tertentu. Pengurangan penerbangan berarti dia harus terbang sehari lebih awal atau tinggal satu hari lebih lambat dari yang dia inginkan.

“Semakin sulit untuk mencapai tujuan dan kembali tanpa berpindah janji atau rapat untuk mengakomodasi [pengurangan] udara,” katanya.

Pergi tetapi untuk waktu yang lebih sedikit. Randall Blinn, seorang konsultan komputer grafis dari Louisville, masih berencana untuk menghadiri konvensi pencetakan tahunan di Chicago, tetapi ia berencana untuk mengurangi masa tinggalnya. Dia berharap bisa melewati pameran lebih cepat tahun ini, karena beberapa vendor yang dia tahu tidak akan hadir, katanya. Dia sudah mencoba untuk menghemat uang dengan tinggal di hotel 20 mil jauhnya daripada di dekat pusat konvensi di pusat kota, katanya.

Kim Reynolds, presiden Strategic Meetings Solutions, firma perencanaan yang berbasis di Dallas yang bekerja dengan klien di industri pemasaran dan kartu kredit, mengatakan kliennya mencari tingkat pembenaran baru sebelum menyetujui perjalanan karyawan ke fungsi luar atau setuju untuk mengundang klien ke fungsi yang disponsori perusahaan.

“Klien saya … mengajukan pertanyaan sulit dalam hal, 'Apakah Anda benar-benar perlu hadir? Dan apa tujuan Anda menghadirinya?' ”