“Perencanaan keselamatan bukan lagi pilihan – ini adalah bagian penting dari penyelenggaraan acara yang bertanggung jawab dan tangguh,” kata Don Welsh, presiden & CEO Destinations International. “Dokumen ini mencerminkan komitmen industri kami untuk menciptakan pengalaman yang tidak hanya menarik tetapi juga didasarkan pada strategi risiko proaktif.”
Dokumen ini disusun berdasarkan tanggapan dari lebih dari 60 profesional acara yang disurvei selama IMEX America pada bulan Oktober 2024. Dokumen ini membahas cara para pemimpin industri menghadapi tantangan seperti ancaman keamanan fisik, risiko keamanan siber, bencana alam, keamanan pangan, dan kerusuhan politik – sekaligus menawarkan contoh nyata dan solusi yang dapat ditindaklanjuti.
Laporan tersebut mengungkapkan bahwa:
- Hanya 36% perencana saat ini yang memiliki tim manajemen risiko.
- 52% mengembangkan rencana manajemen krisis untuk setiap acara.
- 58% memasukkan biaya kontinjensi dalam anggaran acara—sebagian besar berkisar antara 1–10%.
Dokumen ini memuat studi kasus dari para profesional yang berhasil beradaptasi dengan krisis – mulai dari badai dan kebakaran hutan hingga kebocoran pipa air, cedera tamu, dan protes politik. Contoh-contoh nyata ini menawarkan buku pedoman bagi rekan-rekan yang ingin membangun kelincahan dalam operasi acara mereka.
Rekomendasi dalam buku putih tersebut meliputi:
- Menanamkan penilaian risiko dalam proses RFP dan pemilihan lokasi.
- Melibatkan pemangku kepentingan lokal—CVB, keselamatan publik, tim lokasi—sejak awal.
- Mempraktikkan rencana krisis dan melakukan pembekalan untuk perbaikan berkelanjutan.
- Melatih staf dalam peralatan berteknologi tinggi dan praktik yang berpusat pada manusia seperti kesadaran perilaku dan de-eskalasi.
Perencana rapat juga didorong untuk melakukan advokasi internal dengan data, kisah sukses, dan pesan yang diberikan oleh organisasi tujuan.
“Dalam lanskap acara yang dinamis saat ini, memahami dan mengurangi risiko menjadi lebih penting dari sebelumnya.”
JT Long, Wakil Presiden dan Direktur Konten, Smart Meetings, menambahkan, “Kolaborasi kami dengan Destinations International bertujuan untuk menyediakan pengetahuan dan perangkat yang dibutuhkan para profesional acara untuk menghadapi tantangan ini secara efektif.”
Buku putihnya sudah tersedia secara online.
Tujuan Internasional
Tujuan Internasional adalah sumber informasi terbesar dan paling dihormati di dunia untuk organisasi destinasi, biro konvensi dan pengunjung (CVB), dan dewan pariwisata. Dengan lebih dari 8,000 anggota dan mitra dari lebih dari 750 destinasi, asosiasi ini mewakili komunitas kolaboratif dan berpikiran maju yang kuat di seluruh dunia. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi tujuaninternasional.org.
Rapat Cerdas
Smart Meetings adalah perusahaan media terkemuka di industri rapat dan sumber inspirasi bagi para profesional rapat. Majalah Smart Meetings, situs web, saluran media sosial, dan acara langsung kami yang telah memenangkan penghargaan merupakan sumber daya penting bagi para perencana rapat untuk menemukan tren destinasi, terhubung dengan mitra pemasok, dan memperoleh pengembangan profesional. Kami memberdayakan para profesional acara untuk menciptakan pengalaman cemerlang yang mempertemukan orang-orang dan mendorong hasil bisnis yang bermakna. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi smartmeetings.com.
